È una delle procedure di revisione, che comporta precise regole e tempistiche appropriate, al fine di ricevere i riscontri richiesti e operare i pertinenti controlli; nella procedura di revisione tale attività viene identificata come circolarizzazione.

Il principio che disciplina la procedura di circolarizzazione è l’ISA Italia 505. Tale procedura consente al revisore di acquisire elementi probativi di alta valenza qualitativa su cui basare il proprio giudizio professionale sul bilancio d’esercizio soggetto a revisione. È fondamentale che il revisore proceda per tempo a svolgere le procedure di circolarizzazione in quanto non potranno essere prese in considerazione le risposte pervenute dopo la data prevista per l’emissione della relazione di revisione.

La procedura consiste nell’invio di lettere di conferma a terze parti del saldo risultante dalla contabilità e/o di informazioni altrimenti difficilmente ottenibili o riscontrabili (stato contenziosi, merci in deposito, accordi raggiunti, condizioni contrattuali non sottoscritte, ecc).

Le richieste di conferma più utilizzate nella prassi sono quelle di tipo positivo, dove si richiede al destinatario di indicare espressamente se è in accordo o meno con le informazioni contenute nella richiesta oppure di fornire le informazioni richieste.

Nella pratica operativa, il revisore richiede un’attestazione alla società contenente gli elenchi dei soggetti che sono destinatari in toto delle lettere di conferma (banche, finanziarie, legali, fiscalisti, consulenti del lavoro, assicurazioni, società di leasing e factoring, depositari e agenti). Per i clienti e i fornitori il revisore, invece, nel selezionare i soggetti ai quali inviare la richiesta, si basa su tecniche di campionamento, definite nella loro estensione in base al rischio di revisione identificato e valutato. Le scelte fatte e le evidenze raccolte devono sempre essere documentate in modo appropriato nelle carte di lavoro.

Definiti i soggetti, la società revisionata deve predisporre le lettere su propria carta intestata a firma del legale rappresentante. L’invio delle lettere deve essere eseguito esclusivamente dal revisore e può essere effettuato sia a mezzo posta ordinaria che tramite PEC, procedura largamente utilizzata, per ovvia praticità.

Una volta spedite le richieste, il revisore provvederà a monitorare e ad aggiornare periodicamente, predisponendo i solleciti nel caso di risposte non pervenute in tempi brevi.

È opportuno che le risposte pervengano esclusivamente all’indirizzo di posta ordinaria o meglio PEC del revisore.

Ottenute le risposte il revisore dovrà effettuare i puntuali riscontri tra i dati presenti nella risposta ricevuta e le risultanze contabili e informative della società revisionata. In caso di discordanze o di elementi anomali nella risposta, il revisore svolgerà tutte le verifiche opportune per stabilire se tali differenze siano da imputare o meno a errori. Il revisore dovrà comunque avere un adeguato livello di scetticismo professionale per valutare le informazioni ricevute dall’esecuzione di tale procedura.